One moment please...
 
 
Exact Financials (v3)   
 

Finance Manual - Telebankieren

Telebankieren

Inleiding

Heeft u de module Electronic banking, dan kunt u, bijvoorbeeld via diskette of modem elektronische dagafschriften van de banken inlezen. Betalingen die u van uw debiteuren hebt ontvangen, kunnen automatisch worden geboekt in het bank- of giroboek. Bovendien kunt u de aan uw crediteuren verrichte betalingen via een modem naar de bank sturen, en naderhand de dagafschriften inlezen en boekingen in uw dagboeken genereren.

Procedure

  • Banken aanmaken: Maak per bank waarvan u elektronische dagafschriften ontvangt een afzonderlijke bank aan.
  • Bankkoppelingen aanmaken: Koppel iedere bank aan het juiste bankboek.
  • Dagafschriften accepteren: Nadat u het bestand met de elektronische dagafschriften hebt ontvangen, moet u de dagafschriften inlezen.
  • Dagafschriften invoeren: De boekingsregels uit de dagafschriften worden gekoppeld aan de betrokken openstaande posten. Als het niet lukt om een koppeling tot stand te brengen, bijvoorbeeld omdat de referentie onjuist is, kunt u met de hand koppelen.
  • Dagafschriften controleren: Controleer de ingevoerde afschriften voordat u journaalposten genereert.
  • Dagafschriften journaliseren

Ondersteunde formaten inlezen dagafschriften

Banken aanmaken

Met [Tabellen, Stamgegevens, Onderhoud, Bankieren, Banken] kunt u stamgegevens aanleggen voor de banken waarmee u electronische dagafschriften wilt uitwisselen. Geef per bank de bestandsnaam voor de afschriften en de betalingen op, het bestandspad waarin deze bestanden worden geplaatst en de betaalreferentie die van toepassing is. U kunt de gegevens die u hebt ingevoerd per bank controleren in [Tabellen, Stamgegevens, Overzicht, Bankieren, Banken].

Meest gestelde vragen

  • Ik heb bij mijn bank een nieuwe rekening geopend. Wat moet ik doen om deze rekening voor Telebankieren te kunnen gebruiken?

    Vul eerst de stamgegevens voor de bank in, in [Tabellen, Stamgegevens, Onderhoud, Bankieren, Banken]. Maak voor de nieuwe rekening een nieuw bank- of giroboek aan met [Grootboek, Stamgegevens, Onderhoud, Dagboeken]. Maak ten slotte een bankkoppeling aan in [Tabellen, Stamgegevens, Onderhoud, Bankieren, Bankkoppelingen], waarbij u het dagboek en de valuta opgeeft. Nu kunnen bank- of giro-afschriften voor de nieuwe rekening worden geaccepteerd.

Bankkoppelingen aanmaken

Door banken te koppelen aan bankboeken, kunnen elektronische dagafschriften worden ingevoerd in het juiste bankboek. U maakt de koppelingen in [Tabellen, Stamgegevens, Onderhoud, Bankieren, Bankkoppelingen]. U kunt de koppelingen controleren in [Tabellen, Stamgegevens, Overzichten, Bankieren, Bankkoppelingen].

  • Voor de bankgirocentrale (ORS) hoeft u geen bankkoppeling aan te maken, omdat alle ontvangen en gedane betalingen automatisch worden ingevoerd in het giroboek.

Alleen de velden die van belang zijn voor 'Electronic Banking' worden hier besproken. Zie ook Dagboeken aanmaken.

Dagafschriften accepteren

U kunt elektronische bank- en giro-afschriften accepteren in [Bankieren, Telebankieren, Accepteren dagafschriften]. In de functie [Bankieren, Telebankieren, Boeken dagafschriften] kunt u automatisch of met de hand boekingen aanmaken voor de geaccepteerde bank- of giro-afschriften. Onvolledige afschriftregels of regels die niet konden worden herkend, kunt u ook op een later tijdstip voltooien in [Bankieren, Telebankieren, Boeken dagafschriften, Handmatig boeken]

Nadat u dagafschriften hebt geaccepteerd, gebeurt het volgende:

  • Het eindsaldo van het laatste afschrift wordt vervangen door het saldo dat is ontstaan nadat het nieuwe afschrift is ingelezen.
  • De datum van het laatst ontvangen afschrift wordt bijgewerkt.
  • Bij het volgnummer wordt per geaccepteerd bank- of giro-afschrift '1' opgeteld.

Meest gestelde vragen

  • Er verschijnt een melding dat het beginsaldo, de datum of het volgnummer van het afschrift niet overeenkomt met 'Beginbalans', 'Datum' of 'Volgnummer' in [Tabellen, Stamgegevens, Onderhoud, Bankieren, Banken].

    U hebt vergeten een eerder afschrift te accepteren, het verkeerde afschrift geaccepteerd, of het eindsaldo, de datum en/of het volgnummer van het laatste afschrift gewijzigd in [Tabellen, Stamgegevens, Onderhoud, Bankieren, Banken].

    U kunt het gekozen afschrift hoe dan ook accepteren, maar bedenk dat er misschien een of meer dagafschriften ontbreken. Het foutenverslag zal een melding over een onjuist volgnummer of een onjuist beginbedrag bevatten.

  • Er staat een melding op het foutenverslag dat er een identieke kopie van een bank- of giro-afschrift is aangetroffen.

    Wellicht hebt u in een en dezelfde administratie een bepaald afschriftenbestand tweemaal geaccepteerd. Zorg ervoor dat u de afschriften niet voor een tweede keer journaliseert in [Bankieren, Telebankieren, Journaliseren dagafschriften], want dit zou leiden tot dubbele boekingen in uw bank- of giroboeken. Dubbele boekingen die u onverhoopt toch hebt ingevoerd, kunt u verwijderen in [Bankieren, Telebankieren, Verwijderen dagafschriften]. Het kan nodig zijn om een dagafschrift tweemaal te accepteren als u het wilt gebruiken in twee verschillende administraties. Het bericht 'Dit afschrift komt tweemaal voor' wordt afgedrukt in het foutenverslag.

Dagafschriften boeken

Nadat u dagafschriften hebt geaccepteerd in [Bankieren, Telebankieren, Accepteren dagafschriften], kunt u van afschriftregels automatisch boekingsregels aanmaken in [Bankieren, Telebankieren, Boeken dagafschriften, Automatisch boeken]. Onvolledige afschriftregels worden aangevuld, voor zover ze worden herkend. Ontbrekende of onvolledige boekingsregels kunt u met de hand aanvullen in [Bankieren, Telebankieren, Boeken dagafschriften, Handmatig boeken]. Afschriftregels worden gekoppeld aan openstaande posten via een specifieke koppelingsprocedure. Zie Betaling.

Procedure automatisch herkennen bankafschriften

In eerste instantie wordt gecontroleerd op:

  • het debiteuren- of crediteurennummer
  • het bank- of girorekeningnummer
  • de postcode.

Als deze niet kunnen worden gevonden, wordt in de omschrijving op het afschrift gezocht naar:

  • de betaalreferentie (debiteuren- of crediteurennummer en boekstuknummer)
  • de postcode (land-afhankelijke opzet)
  • het bank- of girorekeningnummer
  • het boekstuknummer (als het nummer niet bekend is, wordt het laatste nummer in de omschrijving als het boekstuknummer beschouwd).

Daarna wordt er, als de gegevens compleet zijn, gezocht naar een openstaande post voor het betreffende bedrag met gebruikmaking van de combinatie debiteuren- of crediteurennummer en boekstuknummer. De afschriftregel wordt vervolgens gekoppeld aan de gevonden openstaande post.

Indien de combinatie debiteur/crediteur en boekstuknummer bestaat maar het bedrag klopt niet, dient u de koppeling met de voorgestelde openstaande post bevestigen. Als geen bijbehorende openstaande post kan worden gevonden, wordt gezocht met gebruikmaking van elke willekeurige combinatie debiteuren-/crediteurennummer, bank- of girorekeningnummer en/of postcode.

Indien er een combinatie is gevonden die 'lijkt' op een openstaande post, kunt u de afschriftregel aan die betreffende openstaande post laten koppelen.

Als er nog steeds afschriftregels zijn die (geheel of deels) niet kunnen worden herkend, wordt een laatste zoekpoging gedaan naar openstaande posten of debiteuren/crediteuren die gelijk zijn aan de ontvangen/betaalde bedragen. U dient de koppeling met de voorgestelde openstaande post zelf te bevestigen.

Om te controleren welke afschriftregels u met de hand moet voltooien, kunt u een overzicht van geaccepteerde dagafschriften genereren in [Bankieren, Telebankieren, Overzicht dagafschriften, Geaccepteerde afschriften]. Deze functie wordt verder niet beschreven, omdat het gebruik ervan voor zich spreekt.

Dagafschriften controleren

Om te controleren welke boekingsregels kunnen worden gejournaliseerd in [Bankieren, Telebankieren, Journaliseren dagafschriften], kunt u een overzicht aanmaken van ingevoerde dagafschriften in [Bankieren, Telebankieren, Overzicht dagafschriften, Afgeletterde afschriften]. Deze functie wordt verder niet beschreven, omdat het gebruik ervan voor zich spreekt.

Journaliseren dagafschriften

U kunt journaalposten aanmaken voor volledig uitgesplitste bank- en giro-afschriften in [Bankieren, Telebankieren, Journaliseren dagafschriften]. Op deze manier kunt u automatisch de geschikte journaalposten aanmaken, bijvoorbeeld voor betalingen die u hebt ontvangen van uw debiteuren:

Voorbeeld

Verkopen:

grootboekrekening debet credit
debiteuren 476
aan opbrengst verkopen 400
aan af te dragen BTW 76

Ontvangst van het dagafschrift:

grootboekrekening debet credit
bank 476
aan debiteuren 476

  • Wilt u alle journaalposten op een later tijdstip kunnen verwerken in [Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen], dan is het raadzaam om de verplichte 'Periode/datum controle' uit te schakelen in [Bestand, Administratie instellingen, Financiële instellingen] op tabblad 'Algemeen'. Kies {Signalering} of {Geen controle} in 'Periode/datum controle'.

Controleer de boekingen in [Grootboek, Boeken, Boekingsverslag] of in [Grootboek, Boeken, Overzicht geboekte periodes]. U kunt ze eventueel veranderen in [Grootboek, Boeken, Invoeren boekingen]. Verwerk ze vervolgens in [Grootboek, Verwerken, Verwerken boekingen].

Nadat u de bank- en giro-afschriften hebt gejournaliseerd, gebeurt het volgende:

  • Voor de afschriftregels worden journaalposten aangemaakt in de respectievelijke bank-/giroboeken. Deze journaalboekingen krijgen de omschrijving 'Automatisch geboekt' als ze zijn ingevoerd in [Bankieren, Telebankieren, Boeken dagafschriften, Automatisch boeken] en 'Handmatig geboekt' als zij zijn ingevoerd in [Bankieren, Telebankieren, Boeken dagafschriften, Handmatig boeken].

  • Er wordt een verslag afgedrukt met de rekeningnummers van de banken waarvan dagafschriften zijn geaccepteerd. De valutacode per rekening en het aantal afschriftregels op het dagafschrift worden weergegeven. Het verslag geeft ook aan welke afschriften zijn gejournaliseerd en welke afschriften niet volledig zijn uitgesplitst.

Meest gestelde vragen

  • Op het verslag zie ik een melding dat er geen journaalposten konden worden aangemaakt voor het gekozen dagafschrift, omdat niet alle boekingsregels zijn uitgesplitst.

    U kunt de desbetreffende boekingsregels aanvullen in [Bankieren, Telebankieren, Boeken dagafschriften, Handmatig boeken]. Met [Bankieren, Telebankieren, Overzicht dagafschriften, Geaccepteerde afschriften] kunt u nagaan welke boekingsregels nog moeten worden uitgesplitst.

Finance Manual > Inhoud > Telebankieren

     
 Main Category: Support Product Know How  Document Type: Online help main
 Category: On-line help files  Security  level: All - 0
 Sub category: Details  Document ID: 06.841.425
 Assortment: Exact Financials (v3)  Date: 17-01-2008
 Release:  Attachment:
 Disclaimer